Det kommer varje dag nya verktyg som ska hjälpa oss att arbeta effektivare, men ibland låter vi tekniken ta fokus från vad det är vi egentligen ska göra. E-posten var exempelvis en välkommen revolution när den kom, men är kanske inte lika oreserverat älskad idag när många av oss översvämmas av ovälkommen post som hindrar oss från att utföra vårt verkliga arbete.
I moderna företag går ibland så mycket som 70-80 % av arbetsdagen åt till att organisera arbetsuppgifter, möten, e-post mm, vilket innebär att det bara återstår 20-30 % av dagen för att utföra det arbete som företaget tjänar pengar på. Här är tre riktlinjer för att minska ineffektivitet och fokusera på det arbete som är produktivt:
1. Ta fram mål som är tydliga och alla anställda känner till. Det är också viktigt att personalen förstår företagets långsiktiga mål och känner sig delaktiga i verksamheten. Anställda som arbetar utan tydliga mål presterar sämre och orsakar brist i motivation, medan tydliga mål ger både bättre resultat och ökad trivsel.
2. Se till att de anställda hålls informerade om den närmaste framtiden och vad företagets mål för varje del av verksamheten är. Ett bra sätt är att fråga sig vilka steg som behövs för att nå fram till målet och sedan göra en lista där de stegen finns med. Den listan finns tillgänglig för alla inblandade och uppdateras kontinuerligt varefter ni upptäcker saker ni glömt eller behöver justeras. På så sätt är alla hela tiden införstådda med vad om ska göras, även fast listan nu och då förändras. Det här ger en tydlig struktur på arbetet, vilket effektiviserar verksamheten och ger arbetsro för de inblandade i projektet.
3. Fastställda ansvarsområden. Ett av de vanligaste problemen i större projekt är att det inte gjorts en tydlig uppdelning i vem som har ansvar för vad som ska bli gjort. Det leder ofta till att vissa uppgifter blir gjorda två eller flera gånger medan andra inte utförs alls, vilket naturligtvis inte är det effektivaste sättet att arbeta.
Kort sagt behöver alla i projektet få veta det här:
- Vad som ska göras
- När det ska göras
- Varför det ska göras
Att analysera och effektivisera sitt eget företag kan vara svårt att göra på egen hand, då du lätt blir hemmablind, eller har svårt att ställa de tuffa frågorna på grund av vänskapsband eller kanske för att du själv bör ingå i processen. Många anlitar därför utomstående expertis, ett testföretag med mångårig erfarenhet som erbjuder experthjälp och utbildning inom tester, krav, test- och mätsystemutveckling, kvalitetssäkring och effektivisering.
